Para os que ainda não conhecem a ferramenta, Google Docs é um pacote de aplicativos de escritório ( processador de texto, editor de planilhas, apresentações, etc…) que rodam diretamente do navegador.

Apesar de conhecer a ferramenta, dificilmente eu a utilizava. Pelo menos o até mês passado. Quando meu amigo Nilton Gonçalves Jr. sugeriu uma idéia bastante funcional.

Atualmente utilizamos a ferramente diariamente na faculdade ( Adeus a cadernos e fichários ). Chega de ficar pedindo folhas de matéria emprestada, quando você perde algum conteúdo. Mas especificamente o que nós fazemos é: Criar um documento novo, e copiar qualquer conteúdo da aula, dentro do documento do Google Docs. A parte legal disso, é que este documento por ser compartilhado com quantas pessoas quiserem, basta possuir uma conta google.

Um recursos que está frequentemente sendo utilizado é a edição simultânea de documentos. Quando compartilho o documento com o Nilton, cada um pode copiar um pedaço da aula. Sendo assim, enquanto um presta atenção o outro está copiando, e assim por diante. O recurso é bastante prático, sem nenhuma margem de erro na hora de sincronizar os documentos que estão abertos em paralelo. É bem frequente um ajeitar o erro do outro nos parágrafos acima. Ou seja, enquanto um está digitando um paragrafo, o outro está também verificando o conteúdo digitado nos paragrafos acima.

A ideia não para por ai não, também é possível adicionar não só colaboradores, mas também leitores dos arquivos. Isso significa que podemos liberar acesso de leitura dos documentos para os outros colegas da sala, ou então enviar o documento anexado num email de forma rápida.

Com Google Gear, é possível você editar seus documento offline, sendo assim, não precisa estar na internet para poder estudar e editar os documento. E ao entrar efetuar o login no Google Docs, os documentos são automaticamente sincronizados.

Existem pequenas dificuldades que são encontradas pelo caminho, primeiro, nas aulas em que tenha que fazer algum pequeno diagrama. Evidentemente que nenhum editor de texto possui um editor de imagens integrado, mas bem que seria uma solução ideal. Para isso usamos o editor de imagem da máquina local. Como na faculdade é Windows, fazemos os pequenos diagramas no  PAINT ( não é muito profissional, mas quebra um galho ), e depois efetuamos o upload para o documento em edição, e o Google Docs anexa ao documento.

Uma solução WEB recém encontrada para o problemas das imagens está em: http://canvaspaint.org/, um editor de imagens online, muito similar ao PAINT que ao final é possível fazer o download da imagem, e depois fazer o upload para o documento no DOCs.

Um outro problema identificado no aplicativo, foi a falta de controle no compartilhamento de arquivos, pois qualquer pessoa com uma conta google pode criar e compartilhar um documento com qualquer outro usuário google. Isso significa que você pode ser marcado como contribuinte ou leitor de um documento desconhecido. Poderia pelo menos ser implementado um sistema para pode filtrar os arquivos compatilhados. Uma forma de selecionar ou melhor dizendo, de aceitar o compartilhamento ou não. Mesmo deletando os arquivos indesejáveis, nada impede que ele seja compartilhado novamente.

Através de tudo que eu disse aqui, muitos levantaram a seguinte pergunta: Qual o limite de armazenamento do Google Docs ?

Com algumas pesquisas, descobri que não está ligado com o espaço do Gmail. E sim com a quantidade de arquivos.

De acordo com o link: http://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=37603&topic=15119

Documentos

• Cada documento pode ter até 500KB, aumentoado de 2MB para cada imagem no documento.
• Os seguintes formatos são suportados:
  • HTML
  • Texto Simples (.txt)
  • Microsoft Word
  • .rtf
  • Open Office (.odt)
• Você pode ter uma combinação de 5000 documentos e apresentações e 5000 imagens

Planilhas

• Cada planilha pode ter até 256 colunas ou até 200.000 celulas ou até 100 tabelas– Vale o limite que for alcançado primeiro. Não há limites para numero de linhas.
• Cada planilha pode ter até 20,000 celulas com fórmulas. Com esse total, os limites são aplicados à:
  • Até 1,000 GoogleFinance formulas
  • Até 1,000 GoogleLookup formulas
  • Até 50 formulas importadas
• Você tem o limite de 1000 planilhas. A Planilha que está compartilhada com você não conta neste limite.
• O limite de planilhas abertas ao mesmo tempo é 11.
• Você pode importar planilhas de até 1 Mb nos formatos xls, xlsx, csv, or ods, txt, tsv, tsb.

Apresentações

• Apresentações nos formatos .ppt e .pps podem ser enviados com até 10MB.
• Via URL, você pode fazer o upload de apresentações da WEB de até 2MB.
• Por email, a apresentação enviada por ter até 500KB.
• Você pode ter uma combinação de 5000 documentos e apresentações e 5000 imagens

PDF:

• Você pode armazenar até 10MB por PDF enviado e 2MB para PDFs que já estão na WEB, com o limite de até 100 PDFs.

Bom, espero que a idéia tenha sido útil para alguém… Se você já faz, ou vai passar a fazer o mesmo que nós, deixe um comentário… =)